تکنیک مدیریت زمان ینی چی؟
وقتی برای انجام هرکاری زمان خاصی رو تعیین می کنیم، درواقع برنامه ریزی می کنیم و به کارهامون نظم میدیم در واقع داریم زمان رو مدیریت می کنیم، این ساده ترین تعریفیه که می تونیم از تکنیک مدیریت زمان داشته باشیم. وقتی زمانمون رو مدیریت می کنیم بجای اینکه بیایم زمان طولانی برای یه کار صرف کنیم و سخت تر کار کنیم و در نهایت ببینیم برای کارای دیگه زمانی نداریم، میایم هوشمندانه تر کار می کنیم و تو زمان کمتری کارهامونو به پایان می رسونیم.
همه ما برای موفقیت در کار، رشته تحصیلی، زندگی، قبولی در آزمون ها و داشتن حس برنده بودن در زندگی نیاز به تکنیک مدیریت زمان داریم، تا بتونیم از زمانمون به درستی استفاده کنیم و به تمام کارها و تفریحاتمون برسیم. درست مثل تمامی اتفاقات زندگی، تکنیک مدیریت زمان نیاز به آموزش داره و بهتره که به کودکان هم آموزش مدیریت زمان داده بشه که از کودکی قدر زمان رو بدونن و برنامه ریزی رو یاد بگیرن.
مطمئنی مدیریت زمان ایرادته؟
بعضی وقتا پیش میاد که ما مشکلات و چالش های دیگه ای داریم که درنهایت باعث ضعف تو مدیریت زمانمون میشه و در این قالب خودشو نشون میده. پس بهتره قبل از اینکه به فکر برنامه ریزی و آموزش مدیریت زمان باشیم همه کارهایی رو که میخوایم انجام بدیم، بررسی و مرور کنیم که مطئن بشیم توی کارهامون ضعفی وجود نداشته باشه و اگه متوجه موضوعی شدیم قبل از برنامه ریزی و شروع اون مشکلو حل کنیم.
آخه چرا زمان کم میارم؟
-
هدف های غیرواقعی و بدون شروع داری
همه ما دوست داریم که انسان بزرگی تو حیطه مورد نظرمون بشیم، کارهای بزرگی انجام بدیم و به موفقیت برسیم. اما هیج تلاشی نمی کنیم و زمان هم منتظر کسی نمی مونه، عمر میگذره و بعد از مدتی فکر می کنیم دیگه خیلی دیر شده و خیلیای دیگه گوی سبقت رو از ما گرفتن و دیگه نمیشه کاری کرد. کافیه برای آموزش مدیریت زمان وقت بزاری و تکنیک های مدیریت زمان رو یاد بگیری تا اهداف و عملکردتو یکی کنی.
2. انرژی، بازدهی و رفتارت مناسب نیست
حتما برات پیش اومده که زمان زیادی مشغول انجام کاری باشی ولی کار زیادی پیش نبرده باشی، خب تو این موارد باید بگم که بهتره بجای اینکه بیشتر انرژیه مفیدتو صرف جزییاتی کنی که اهمیتی ندارن بهتره که روی نتیجه تمرکز کنی و کاری رو اول انجام بدی که اصلی تر و مهمتره و کار رو تا یه جایی پیش می بره اینطوری اعتماد به نفستم از اینکه میبینی کار پیش رفته بیشتر میشه و انگیزه بیشتری برای ادامه داری. پس درنهایت بازدهیت بالاتر میره.
3. نه تصمیم می گیری، نه اولویت بندی می کنی
ممکنه که ما در طول روز چندین کار مهم و غیر مهم برای انجام داشته باشیم اما، انقدر سردر گم میشیم که نمیدونیم کدومو انجام بدیم. بهتره که کارهایی رو که باید انجام بدیم بنویسیم، به ترتیب اهمیت اولویت بندی کنیم و به ترتیب اولویتشون برنامه ریزی کنیم و انجامشون بدیم.
4. کارو به کسی واگذار نمی کنی
گاهی وقتا بهتره که از کسی که مهارت داره کمک بگیریم و کاری که میشه توی نیم ساعت انجام داد رو تو 3 ساعت خودمون انجام ندیم. البته یادگیریه مهارت خیلی خوبه اما بهتره که یادگیری رو با کارهای ضروری قاطی نکنیم.
گاهی وقتام از اونور بوم میفتیم و کارو به افرادی میدیم که بجای اینکه بهمون کمک بشه کارمون چند برابر میشه. پس حواسمون باشه برای چه کارهایی؟ از چه کسایی؟ و در چه زمانی؟ باید کمک بگیریم.
5. نمی تونی نه بگی
اگه جزو افرادی باشی که توانایی نه گفتن به خواسته ها و درخواست های دیگران رو نداری احتمالا با این مشکل مواجه میشی که بخاطر انجام خواسته های دیگران وقتی برای انجام کارای خودت نمی مونه و یا وقت کم میاری. البته که کمک به بقیه خیلی خوبه، اما اگه با تکنیک مدیریت زمان آشنا باشی میدونی که باید اینکارو به موقع و با برنامه ریزی قبلی انجام بدی. بهتره که سریعتر برای رفع خجالت و توانایی نه گفتن تلاش کنی، تا از این معضل نجات پیدا کنی و وقتتو بهینه استفاده کنی.
6. کمال طلبی
کمال طلبی یکی دیگه از مواردیه که جلوی استفاده بهینه از زمانو می گیره و مارو از برناممون عقب میندازه. کاری که شما توی 15 دقیقه یا کمتر باید انجام بدی ازت یک ساعت زمان می بره و نهایت هم بعد از بارها چک کردن کار، چندان رضایتی از نتیجه نداری. با انجام تست کمال طلبی می تونی متوجه شی که چقدر کمال طلب هستی و راهکارهایی رو برای رفع کمال طلبی انجام بدی.
7. کارارو به تعویق میندازی
شما میدونی که باید چه کارهایی رو انجام بدی و گاهی زمان هم برای انجامش داری حتی ممکنه زمان بیشتری هم برای انجامش داشته باشی و چون خیالت اسودست که وقت داری دائما اون کارهارو به تعویق میندازی و باعث میشه درنهایت با کمبود وقت مواجه شی. یا چیزهای غیر منتظره ای اتفاق بیفته و شما دیگه وقتی برات باقی نمونه. با تکنیک مدیریت زمان سعی کن لیستی از کارهایی که در طی روز باید انجام بدی داشته باشی و با تیک زدن اون ها هم کارها رو انجام داده باشی و هم حس بهتری به خودت پیدا کنی.
8. دنبال مقصر می گردی
گاهی اوقات زمان زیادی رو صرف انجام کاری میکنیم و در نهایت خودمونو سرزنش می کنیم، یا در محل کار دائما به دنبال مقصر می گردیم، چرا که کارها به درستی پیش نمیرن. بهتره که از بیرون به قضیه و فرایندی که در پیش گرفتیم نگاه کنیم و شاید بهتر باشه انعطاف پذیری نشون بدیم و مسیرمونو عوض کنیم.
9. انرژیتو تقسیم نمی کنی
طبیعیه که همه ما نیاز به استراحت داریم و بازدهی ما بعد از مدتی کم و یا حتی صفر میشه. پس اینکه فکر کنیم اگه 24 ساعت روی کاری وقت بزاریم بهترین نتیجه رو می گیریم باید بدونیم که اشتباه می کنیم. بدن ما بصورت طبیعی و میانگین بعد از 50 دقیقه کار نیاز به 15 دقیقه استراحت داره تا انرژیمون تجدید بشه و بازدهی بیشتری داشته باشیم.
10 نکته بسیار کلیدی برای آموزش مدیریت زمان
اینکه به تکیک های مدیریت زمان آگاهی داشته باشیم و بهش عمل کنیم منجربه پیشرفت و دستیابی به اهداف، در زندگی شخصی وکاری میشه. حالا بهترین راه برای مدیریت زمان چیه؟ این 10 نکته که در ادامه بهش اشاره می کنم میتونه شروع خیلی خوبی برای آموزش مدیریت زمان باشه.
1. اولین تکنیک مدیریت زمان: زمانتو چک کن
دقیقا بدون که چه کارهایی که اتفاقا غیر ضروری هم هستن چقدر از زمانتو میدزدن، که بتونی فکری به حالشون کنی. مثلا وقتی متوجه بشی زمان زیادی رو صرف صحبت با تلفنی می کنی که خیلی ضروری نیست میتونی زمانشو کمتر کنی یا حتی به یه زمان دیگه ای موکولش کنی، یا اگه متوجه شی که سیستمی که استفاده می کنی قدیمی شده، میتونی از سیستم جدیدتر استفاده کنی که این زمانو مثلا به نصف کاهش بده. بنابراین حتما زمانو چک کن که این یکی از مهمترین تکنیک های مدیریت زمانه.
2. برای خودت محدودیت زمانی قائل شو
تعیین یک محدودیت زمانی برای یک کار میتونه سرگرم‌کننده باشه. در حقیقت میتونه مثل یه بازی باشه. بعضی از شرکت‌ها کارمندان رو به گروه‌هایی تقسیم می‌کنن، و گروهی که یک پروژه رو به اتمام می‌رسونه یا وظیفه اول یه پاداش دریافت می‌کنه. شما میتونی این اصل رو به هر کاری اعمال کنی. یه محدودیت زمانی مشخص، مثل یک یا دو ساعت تنظیم کنی. بعد سعی کن کار رو در زمان اختصاص‌داده شده به پایان برسون و شور و هیجان این کار رو احساس کن.
3. یه تکنیک مدیریت زمان دیگه: از نرم افزارهای مدیریت زمان استفاده کن
اپلیکیشن ها و برنامه های زیادی وجود دارن که میتونی برای برنامه ریزی و مدیریت زمان خودت و یا کارمندات ازشون استفاده کنی. مثل Any do و To do. برای هرکاری زمان مشخص و آغاز و پایان در نظر بگیر و حتی آلارم مخصوص قرار بده.
4. لیست انجام کارهاتو داشته باش
داشتن یک لیست همیشه یک نجات‌دهنده وقته. اگه یه لیست داشته باشی، هرگز نباید تعجب کنی که در دستور کار روزانه چه کاری باید انجام بدی. در واقع یک لیست، شما رو با تمرکز و انگیزه نگه می‌داره و هربار که کاری رو به اتمام میرسونی، تیک اون کارو میزنی و لذت و شیرینی اون حس رو می بری. لیست همچنین به شما اجازه میده که ببینی و بر پیشرفت خود نظارت کنی. حتی اگر با حواس‌پرتی احاطه شدی، لیست شما رو در مسیر صحیح نگه می‌داره
5. از قبل برنامه ریزی کن
از قبل برنامه‌ریزی کردن بخش مهمی از تکنیک مدیریت زمان هست. به طور ایده‌آل، شما باید برای هفته یا حداقل روز قبل برنامه‌ریزی کنی. زمانی که دقیقا ً بدونی چه چیزی باید برای روز یا هفته انجام بشه، سازماندهی و تمرکز خواهید داشت. شما میتونی در عرض چند روز کارها رو موقتا قطع کنی تا ببینی چقدر زمان برای تکمیل یه پروژه یا کارت نیازه یا اگه اصلاحی نیاز باشه اگه فقط چند دقیقه برنامه‌ریزی کنی، می‌تونین نحوه کارت رو تغییر بدی.
6. از مهمترین کارهات شروع کن
مهمترین وظایفت رو صبح انجام بده. تمام کارهای استرس زا، بخش اعظم کارهای شماست، سخت‌ترین کارها رو صبح انجام بده. دلیلش ساده است. شما بیشترین انرژی رو در صبح داری، پس قادر هستی وظایفت رو به طور موثر و با شایستگی انجام بدی. علاوه بر این، حس موفقیت در گرفتن مهمترین کارها در ابتدا بقیه روز را بسیار بهتر می کنه. بدون شک این یکی از مهمترین تکنیک های مدیریت زمانه.
7. واگذاری کارها و کمک گرفتن
این تکنیک مدیریت زمان میگه شما نمی‌تونی همه کارها رو خودت انجام بدی, بنابراین خودت رو کمی منعطف کن. شاید شما وقت داشته باشی تا کسی رو آموزش بدی که یه کار ساده رو در کار یا دفتر شما انجام بده. این کار وقت شما رو آزاد می‌کنه تا بر روی پروژه‌های بزرگ‌تر یا کارهای پیچیده‌تر تمرکز کنی. شما حتی میتونی کار رو به یه نیروی آزاد باتجربه بسپری و در وقت و هزینت صرفه جویی کنی.
8. هربار روی یه وظیفه تمرکز کن
اگه میخوای تکلیفی رو انجام بدی، اون رو تا آخر انجام بده. از انجام دادن نیمی از کار خودداری کنی که به معنی رها کردن کار فعلیت و انجام کار دیگست. مثلا وقتی وسط نوشتن یه گزارش هستی ایمیلی دریافت می کنی و به چک کردن ایمیلت می پردازی و شروع به دادن جواب ایمیل می کنی. این نه تنها برای مدیریت زمان بلکه برای تمرکزت هم بده و رشته کارهارو از دست میدی. اگه هربار که کاری انجام میدی روی همون کار تمرکز کنی از این مشکلات دور میشی.
9. تغییرات کوچیک در برنامه ممکنه لازم باشه
یک تکنیک مدیریت زمان دیگه اینه که اگر در زمان‌های خاصی از روز احساس راحتی بیشتری می کنی, برنامت رو تغییر بده تا با انرژی و حس بهتری کارت رو انجام بدی و بیشترین بهره رو از وقتی که میزاری ببری. بعضی از افراد صبح ها و بعضی از اونا جغد شب‌ها هستن. اگه بهترین زمانت رو برای انجام هر کاری در نظر بگیری هم از مزایای این کار بهره مند میشی و هم از انجام کارهات لذت می بری.
10. آخرین تکنیک مدیریت زمان: از کمال گرایی دوری کن
همونطور که بالاتر اشاره کردم کمال گرایی یکی از عواملیه که باعث میشه شما زمانتو از دست بدی، اجازه نده که کمال گرایی دشمن خوب بودن باشه. از زیادی چک کردن کارا دوری کن. البته این به این معنی نیست که بی دقت باشی. همیشه بهترین خودتو انجام بده اما حواست باشه کمال گرایی می تونه شمارو پایین بکشه و زحماتت رو بی حاصل کنه. پس یکبار کارارو به دقت و خوب انجام بده و نگران بقیش نباش.
اگه تکنیک مدیریت زمان نباشه چی میشه؟
خب واضحه که نداشتن تکنیک مدیریت زمان می تونه منجربه شکست و ناراحتی بشه. پیامد های رعایت نکردن تکنیک مدیریت زمان:
- انجام نشدن کارها تو مهلتی که تعیین شده
- تلف کردن وقت
- بازدهی بسیار کم
- افزایش استرس و کاهش اعتماد به نفس
- آسیب به وجهه کاری و حرفه ای
- نارضایتی از خود و سرخوردگی
آموزش مدیریت زمان
تکنیک مدیریت زمان به روش پومودورو
25 دقیقه تایم بگیر و توی این 25 دقیقه کاملا متمرکز، کار مورد نظرتو انجام بده؛
5دقیقه زمان بگیر و استراحت کوتاهی داشته باش؛
این دو مرحله رو 4 بار تکرار کن؛
حالا زمان استراحت طولانی تر 30 دقیقه ای هست…
این تکنیک برای همه افراد قابلیت اجرا داره اما بیشتر دانش آموزا و دانشجوها از این تکنیک برای درس خوندن استفاده می کنن.
برای اینکه بیشتر بااین تکنیک جذاب اشنا شی اینجا رو کلیک کن.
آموزش مدیریت زمان فقط با یک جمله آقای آیزنهاور
برای مدیریت زمان به روش آقای ایزنهاور باید بدونی که کارها و مشکلات ما یا فوری هستن یا مهم. کافیه کارهای مهم و کارهای فوری رو تشخیص بدی تا روال کار دستت بیاد. طبق گفته آقای آیزنهاور: فوری ها مهم نیستن و مهم ها فوری نیستن.
تشخیص فوری ها و مهم ها کار سختی نیست. کارهای مهم نیاز به برنامه ریزی دارن و برای رسیدن به خواسته ها و برنامه هامون باید حتما با دقت انجام شن. فوری ها هم کارهایی هستن که باید بهشون سریع واکنش نشون بدیم و اگه ندیم عواقب خوبی ندارن.
ماتریس آیزنهاور به این صورت کار می کنه که شما تمام کارهایی رو که باید انجام بدی لیست می کنی و تو این 4 دسته قرار میدی
- مهم و فوری
- مهم ولی غیر فوری
- غیرمهم ولی فوری
- غیر مهم و غیر فوری
و به همین سادگی بعد از دسته بندی کارها میتونی متوجه بشی که
1.کارهای مهم و فوری رو باید همین الان انجام بدی
2.مهم ولی غیر فوری هارو باید برنامه ریزی کنی
3.غیر مهم ولی فوری هارو به زمان دیگه ای حواله کنی
4.غیر مهم و غیر فوری هارو هم میتونی به شخص دیگه واگذار کنی یا قیدشو بزنی
کلام آخر
برای داشتن یه زندگیه هدفمند رسیدن به خواسته ها و آرزوهای کوچیک و بزرگ، نیازمند تکنیک مدیریت زمان هستیم که بتونیم از وقتمون بهینه استفاده کنیم. در این مقاله سعی کردیم عواملی که باعث تلف کردن وقتمون میشن و همینطور تکنیک هایی رو برای مدیریت زمان باهات درمیون بزاریم که بتونی زمانتو بهتر مدیریت کنی. امیدواریم که آموزش مدیریت زمانو جدی بگیری و اهمیت اونو برای داشتن یه زندگیه موفق و تبدیل شدن به انسانی موفق جدی بگیری.
برای دریافت مطالب جدید در پیج اینستاگرام و کانال تلگرام جاوید مقدم عضو شوید.
حتما نظراتتون رو زیر این مطلب برامون بنویسید.
