تا به حال شده با علم به اینکه انجام یک پروژه فقط چند ساعت طول می‌کشد، آن را تا لحظه آخر به تعویق بیندازید؟ شاید اسمش را تعلل بگذارید، اما پشت صحنه قانون پارکینسون کنترل اوضاع را به دست گرفته است. موقعی که به اندازه کافی وقت داریم، به فعالیت‌های دیگری مشغول می‌شویم یا کار را آهسته‌تر انجام می‌دهیم تا درست قبل از موعد مقرر کامل شود.

این رفتار به ‌شدت روی بهره‌وری کارکنان یک سازمان و در نتیجه عملکرد کلی آن‌ها تأثیر می‌گذارد. اما درک این قانون و یافتن راهی برای غلبه بر آن گره‌های زیادی را باز می‌کند. در ادامه همراه ما باشید تا این مسئله را بیشتر بررسی کنیم.

تعریف قانون پارکینسون

قانون پارکینسون می‌گوید که وظایف شما برای آن که مدت‌زمانی که به آن‌ها اختصاص داده‌اید را پر کنند، گسترش پیدا می‌کنند. این قانون می‌تواند در زمان دستکاری مهلت‌های کاری یا مدیریت پروژه‌ها وارد عمل شود. مثلاً فرض کنید یک مهلت دوهفته‌ای برای تکمیل یک پیشنهاد به شما داده می‌شود و شما بدانید برای تکمیل پروژه زمان کافی در اختیار دارید. این خیالتان را راحت می‌کند و باعث می‌شود کارتان را به تعویق بیندازید و انجام آن را درست به قبل از موعد تحویل موکول کنید.

قانون پارکینسون را چه کسی معرفی کرد؟

سیریل نورثکوت پارکینسون مورخ نیروی دریایی بریتانیا بود که اولین بار قانون پارکینسون را در مقاله‌ای معرفی کرد. سپس کتابی با عنوان «قانون پارکینسون: تعقیب پیشرفت» نوشت. داستان او در این مقاله مربوط به زنی است که تنها وظیفه آن در روز ارسال یک کارت پستال است.

از آنجایی که او تمام روز را برای تکمیل این کار وقت داشت، یک ساعت برای یافتن کارت، نیم ساعت برای یافتن عینک، ۹۰ دقیقه برای نوشتن کارت و به همین ترتیب تا زمانی که روزش را پر کند، وقت می‌گذاشت. داستان او توضیح می‌دهد که چطور یک وظیفه به این کوچکی به‌قدری گسترش پیدا می‌کند که بازه زمانی که به آن اختصاص داده شده، پر کند. شاید این مثال کمی اغراق‌آمیز به نظر برسد، اما همه ما این را در مقیاس کوچک‌تر تجربه کرده‌ایم.

چرا کار برای پر کردن زمان گسترش پیدا می‌کند؟

مطالعات نشان می‌دهند که وقتی کاری به ما سپرده می‌شود، به جای اینکه به این فکر کنیم که چقدر زمان می‌برد، به این فکر می‌کنیم که چقدر زمان برای تکمیل آن کار در اختیار داریم. این طرز فکر منجر به اتلاف وقت و گردش کار ناکارآمد می‌شود. این باعث می‌شود کل زمانی که برای انجام یک کار به ما می‌دهند را حتماً صرف کنیم، در حالی که شاید خیلی زودتر انجام می‌شد.

بگذارید در مورد یک شرکت صحبت کنیم. وقتی کارها خیلی زیاد باشند:

• وظایف معمولاً تکمیل نمی‌شوند؛ تعداد وظایف بیش از حد افزایش یافته و موعد ددلاین‌ها نزدیک‌تر می‌شود.
• حتی در صورت تکمیل به موقع، کیفیت احتمال دارید کیفیت وظایف به خطر بیفتد.
• در نهایت کارکنان در معرض خطر فرسودگی شغلی و استعفا قرار می‌گیرند.

اعمال استرس روحی و جسمی در برنامه روزانه در کوتاه‌مدت نتایج خوبی به دنبال خواهد داشت. اما کارکنان تحت فشار بیش از حد به سمت استرس مزمن یا همان فرسودگی شغلی سوق پیدا می‌کنند.

قانون پارکینسون برای شرکت‌ها چه معنایی دارد؟

اما قانون پارکینسون در کسب‌وکار چه معنایی دارد؟ شرکت‌هایی که به دنبال افزایش بهره‌وری هستند چگونه باید آن را تفسیر کنند؟

قانون پارکینسون بیان می‌کند که کارگران می‌توانند نتایج یکسانی را طی مدت‌زمان کمتری به دست آورند. بنابراین شرکت‌ها با توجه به این قانون باید بیشتر حواسشان به نحوه صرف و مدیریت زمان کارکنانشان باشد. یعنی لازم است استفاده هوشمندانه از زمان و بهبود کارایی را در نظر بگیرند. می‌پرسید چرا؟ چون اگر قرار باشد کاری در یک روز انجام شود، دقیقاً ۲۴ ساعت زمان می‌برد. همان کار اگر قرار باشد در یک هفته انجام شود، ۱۶۸ ساعت زمان می‌برد و اگر یک سال کامل وقت داشته باشد، ۸۷۶۰ ساعت زمان می‌برد.

در وهله اول باید بدانید چطور زمان خود را تخصیص دهید. پس در اولین قدم باید یک ابزار ردیابی قدرتمند تهیه کنید. این ابزار با ردیابی کلیه فعالیت‌هایی که در پس‌زمینه فعالیت اصلی انجام می‌دهید، کمک می‌کند کارایی خود را تجزیه‌وتحلیل کنید و دقیقاً نشان می‌دهد چقدر برای هر کار زمان می‌گذارید. به این ترتیب به راحتی می‌توانید جریان‌های کاری منقطع، فرایندهای دشوار، میزان حواس‌پرتی در طول کار و زمانی که فعالیت‌های بی‌اهمیت را در اولویت قرار می‌دهید، شناسایی کنید.

بسط قانون پارکینسون؛ قانون بی‌اهمیتی

قانون پارکینسون بسط یافت تا مقوله دیگری تحت عنوان قانون بی‌اهمیتی را در بر گیرد. استدلالی که بیان می‌کند زمانی که برای هر فعالیت صرف می‌شود، با اهمیت آن نسبت معکوس دارد. چرا؟ چون در سازمان‌ها به وظایفی که بیشتر قابل درک هستند، مدت‌زمان بیشتری اختصاص پیدا می‌کند.

مخصوصاً اگر کار گروهی در میان باشد. چون هر یک از کارکنان این‌طور فکر می‌کنند که افراد زیادی مسئول هستند. این به نوعی عاملیت هر یک را کاهش می‌دهد و احساس مسئولیت اجتماعی را بین اعضای گروه پخش می‌کند.

به همین خاطر فعالیت‌هایی که ثمربخشی چندانی ندارند، اغلب زمان و توجه بیشتری دریافت می‌کنند. اینجا است که مدیریت زمان اهمیت پیدا می‌کند شرکت‌ها را وادار می‌سازد تا یک گام به عقب بردارند و از خود بپرسند کدام وظایف ضروری هستند و کدام‌ها نه.

حواستان به زمان باشد

قانون پارکینسون یک کلام می‌گوید از زمان خود استفاده کنید تا بیشتر از آن بهره ببرید. اما مدیریت زمان نباید برای شما پیچیده باشد. برای شروع از خودتان بپرسید که چند مورد از موارد زیر در مورد شما صدق می‌کند:

• من می‌دانم که هر روز می‌خواهم به چه هدفی برسم
• من کارهای مهم را به کارهای فوری اولویت می‌دهم
• من درک می‌کنم که هر کار به طور واقع‌بینانه باید چقدر طول بکشد
• من برای نهایت کارایی ممکن مرزها و شرایط خاصی ایجاد می‌کنم
• من می‌دانم چه چیزهایی حواسم را پرت می‌کنند و برای دفاع از زمانم تلاش می‌کنم
• همیشه مقایسه می‌کنم چه کاری را می‌خواستم انجام دهم و موفق به انجام چه کاری شدم

هر طور که ایده‌های پارکینسون را تفسیر می‌کنید، بدانید که افزایش بهره‌وری همیشه مستلزم این است که در نحوه استفاده از زمان خود دقت بیشتری داشته باشید. شما صاحب وقتتان هستید و باید بدانید کجا می‌رود تا بتوانید آن را به کارهای مفید و معنی‌دار اختصاص بدهید.

چگونه بر قانون پارکینسون غلبه کنیم؟

درک قانون پارکینسون فقط نیمی از کار است. باید به دنبال این باشیم که بدانیم چطور از این بحران ساعت آخری بودن جلوگیری کنیدم. هرچند مقابله با قانون پارکینسون چیزی نیست که به راحتی اتفاق بیفتد، آن‌هم زمانی که درست وسط یک پروژه دست و پا می‌زنیم. بهترین کار این است که هرچه زودتر با برنامه‌ریزی دقیق پروژه را شروع کنیم. مراحل زیر را دنبال کنید:

۱. چشم‌انداز و محرک‌های خود را به وضوح مشخص کنید

تصور کنید که رئیس شما از شما خواسته تا کوهی از فایل‌ها را به‌تنهایی به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید؛ اصلاً هم عجله ندارد. شما هیچ ایده‌ای ندارید که این فایل‌ها درباره چه هستند، چقدر اهمیت دارند یا چرا باید به ترتیب حروف الفبا مرتب شوند. با این تفاصیل چقدر انگیزه دارید که بلافاصله شروع به مرتب کردن پرونده‌ها کنید؟ قطعاً نه خیلی زیاد! علتش هم این است که هیچ اطلاعات ارزشمندی از میزان اهمیت این کار یا تأثیر نهایی آن در اختیار شما گذاشته نشده است.

تحقیقات نشان می‌دهند که تیم‌هایی که ارتباط کار خود را با پروژه بزرگ‌تر درک می‌کنند و می‌دانند نتیجه کار آن‌ها چقدر مهم است، نه‌تنها کارایی بیشتری دارند، بلکه در همان شروع کار خلاق‌تر و انعطاف‌پذیرتر هستند. بنابراین قبل از شروع پروژه‌های گروهی باید برای تیم مشخص کنید که:

• ارزش این پروژه چیست؟ (چشم‌انداز)
• چرا این پروژه برای تیم و سازمان شما مهم است؟ (محرک)

وجود این اطلاعات اعضای تیم را قادر می‌سازد تا تأثیر کارشان را ببینند. همین مسئله به‌تنهایی انگیزه و احساس مسئولیت آنان نسبت به وظایف و نقاط عطف تعیین‌شده را شعله‌ور می‌کند.

۲. نقش‌ها و مسئولیت‌ها را روشن کنید

در مرحله بعد مقابله با اثرات منفی قانون پارکینسون، برای هر پروژه‌ای، به ویژه پروژه‌هایی که کارکنان و تیم‌های مختلفی در آن حضور دارند، نقش هر یک از کارکنان را به وضوح مشخص کنید. تعیین کنید هرکس باید در چه موقعیتی فعالیت کند. برای تعریف نقش‌های مرتبط با کار گروهی از چارچوب «DACI» استفاده کنید:

D (Drivers) محرک

یک نفر مسئول هماهنگی ذینفعان، جمع‌آوری تمام اطلاعات لازم و تصمیم‌گیری در تاریخ مورد توافق است. این فرد می‌تواند مالک تمام‌وقت پروژه باشد.

A (Approver) تأییدکننده

تنها کسی که در طول پروژه کلیه تصمیمات را اخذ می‌کند.

C (Contributors) مشارکت‌کنندگان

کسانی که دانش یا تخصص آن‌ها ممکن است بر تصمیم نهایی تأثیر بگذارد (یعنی صدا دارند، اما رأی ندارند).

I (Informed) مطلع

کسانی که در نهایت از تصمیم نهایی مطلع می‌شوند. با استفاده از چنین چارچوبی به اعضای تیم نشان دهید که نقش آن‌ها در گروه چیست و از هدر رفت پول و بی‌اعتنایی کارکنان به وظایفشان جلوگیری کنید. چون وقتی مسئولیت‌ها تعریف شده باشد، افراد مجبور هستند مسئولیت‌پذیری بیشتری در قبال وظایفی که به آنان محول شده بپذیرند.

این چارچوب مشخص می‌کند که چه کسی در مورد تصمیم‌گیری‌ها و پروژه‌ها حرف آخر را می‌زند. به این ترتیب بسیاری از بازنگری‌ها که باعث طولانی شدن روند پروژه‌ها می‌شوند، از میان برداشته می‌شود.

۳. درک فعالیت‌های داخل و خارج محدوده

به یاد داشته باشید، قانون پارکینسون اصطلاحی برای اهمال‌کاری نیست؛ بلکه به این معنی است که اگر وقت باشد، کار کش می‌آید. این تعریف اولیه اسکوپ کریپ (Scope Creep) است. در طول شروع پروژه، شما و تیمتان باید در مورد فعالیت‌های داخل و خارج محدوده به توافق برسید.

وقتی از همان ابتدا این دستورالعمل‌ها را تعیین می‌کنید، تیمتان مجهزتر می‌شود تا قانون پارکینسون را در از میان بردارد. هنگامی که یک درخواست ویژگی جدید یا پیشنهاد دیگری در طول پروژه ارائه می‌شود، می‌توانید با یک اشاره به نقطه ورود پروژه به تیم خود یادآوری کنید روی چه مسائلی توافق کرده بودید. در واقع در این مرحله جعبه‌ای برای خود طراحی می‌کنید و پارامترهایی که داخل و خارج جعبه قرار می‌گیرند را تعریف می‌کنید. کمی که دقت کنید،

۴. منتظر اتفاقات غیرمنتظره باشید

حتی اگر به‌زعم خود فکر همه‌جایش را هم کرده باشید، باید منتظر اتفاقات غیرمنتظره باشید. ممکن است مسائلی غافل‌گیرتان کنند و باعث شوند فکر کنید کل پروژه قرار است از محدوده و برنامه خارج شود. اگر پیش‌بینی خوبی برای چنین مواقعی داشته باشید، دقیقاً می‌دانید که باید تغییرات لحظه آخری را کجا و چگونه اعمال کنید. تقریباً برعکس قانون پارکینسون به نظر می‌رسد؛ یعنی به‌جای اینکه یک کار در طول یک بازه زمانی کش داده شود، در واقع باید بخشی از فعالیت‌های اضافه را حذف کنید تا کار در موعد تحویل آماده باشد.

۵. جدول زمانی خود را تنظیم کنید

شاید عجیب به نظر برسد که جدول زمانی آخرین مرحله شروع پروژه است. ساخت یک بنا را در نظر بگیرید. هیچ‌وقت به پیمانکار نمی‌گویید من چنین خانه‌ای را تا فلان تاریخ نیاز دارم. بلکه با هم در مورد انتظارات و حجم کار صحبت می‌کنید، سپس با در نظر گرفتن این اطلاعات تاریخ تکمیل پروژه را تعیین می‌کنید. پروژه‌های تیمی هم باید همینطور باشند.

یعنی پس از اینکه شما و اعضای تیم در مورد محدوده کار به توافق رسیدید، می‌نشینید و جدول زمانی را می‌نویسید. در طول این مرحله باید نقاط عطف و ضرب‌الاجل‌هایی که در پروژه اتفاق می‌افتد را شناسایی کنید و آن‌ها را در نظر بگیرید. به این ترتیب پروژه‌های بزرگ‌تر را راحت‌تر می‌توان مدیریت کرد و انگیزه برای شروع آن‌ها بیشتر است؛ حتی اگر مدت‌زمان زیادی تا تاریخ تحویل پروژه باقی مانده باشد.

کلام آخر

اپل برای معرفی HomePod به بازار دست نگه داشت، چون به «زمان بیشتری» برای اعمال اصلاحات نیاز داشت. قرار بود ساخت خانه اپرای سیدنی فقط چهار سال طول بکشد. در نهایت ۱۴ سال زمان برد و هزاران برنامه‌ای که به تاریخ مقرر نمی‌رسند. فکر می‌کنید چرا این اتفاق مدام تکرار می‌شود؟ چرا بهره‌وری تیم و روند پیشرفت برنامه از مسیر خود خارج می‌شود؟ اگر این سؤال را از متخصصان کسب‌وکار بپرسید، احتمالاً جوابتان را با قانون پارکینسون می‌دهند. قانونی که در این مقاله با آن آشنا شدیم و دیدیم که می‌گوید «هرچه بیشتر زمان داشته باشی، بیشتر طولش می‌دهی!».

یکی از تکنیک‌های کاربردی در این زمینه، تکنیک پودورو است که یادگیری آن خالی از لطف نیست و می‌تواند کمک زیادی برای انجام بهتر کارهایتان کند. حتما تکنیک پومودورو را آموزش ببینید.

برای دریافت مطالب جدید در پیج اینستاگرام و کانال تلگرام جاوید مقدم عضو شوید.

حتما نظراتتان را زیر این مطلب بنویسید.