همه ما در شبانه روز ۲۴ ساعت زمان داریم، اما انگار برای برخی این زمان بیشتر خواهد بود. چه چیزی باعث ایجاد این تصور شده است؟ استفاده از ماتریس آیزنهاور همان راه‌حلی است که این تفاوت را ایجاد می‌کند. مدیریت زمان ویژگی بسیار مهمی برای اولویت‌بندی کارها و انجام آن‌ها به صورت هوشمندانه است. اما این ماتریس چیست و چگونه می‌توان از آن برای تنظیم درست زمان استفاده کرد؟ بهتر است برای رسیدن به یک برنامه صحیح روزانه، در ادامه همراه ما باشید.
گام‌های عملی برای استفاده از ماتریس آیزنهاور
مدیریت زمان به معنای انجام همه فعالیت‌ها، چه ضروری و چه غیر ضروری در طول روز نیست. گاهی مشغله‌های فردی در زندگی به اندازه‌ای زیاد می‌شوند که نمی‌توان برای همه آن‌ها به یک اندازه وقت گذاشت. در این شرایط بهترین کار اولویت‌بندی و انجام آن‌ها بر این اساس است. اگر در تعیین اولویت برای فعالیت‌های خود مشکل دارید، می‌توانید با استفاده از ماتریس آیزنهاور به خوبی آن را انجام بدهید. اما سؤال اصلی این است که این ماتریس چگونه کار می‌کند؟
در عین کاربردی بودن، استفاده از ماتریس بسیار ساده خواهد بود و به همین‌دلیل می‌تواند روشی عالی برای برنامه‌ریزی باشد. بر عملی کردن ماتریس آیزنهاور باید بر اساس گام‌های زیر پیش بروید:
1. تعیین تمامی فعالیت‌ها
برای شروع باید تمامی فعالیت‌هایی که انجام بدهید را یادداشت کنید. این فعالیت‌ها می‌توانند شامل موارد مهم و غیر مهم باشند. اگر قصد شما برنامه‌ریزی روزانه است، باید این کار را برای وظایف روزانه انجام بدهید.
2. تقسیم وظایف
استفاده از ماتریس آیزنهاور به شما کمک می‌کند تا بتوانید وظایف خود را در چهار دسته مختلف قرار بدهید. این چهار دسته به صورت زیر تشکیل می‌شوند:
فعالیت‌های مهم و فوری
در این گروه باید وظایفی قرار بگیرند که هم مهم هستند و هم از نظر زمانی باید به شکل فردی انجام بشوند. فرض کنید شما قصد دارید از ماتریس آیزنهاور برای زمان‌بندی انجام پروژه‌های خود استفاده کنید. بر این اساس باید پروژه‌های بزرگ و نزدیک به زمان تحویل در دسته فعالیت‌های مهم و فوری قرار بگیرند.
فعالیت‌های مهم و غیر فوری
در این گروه عمدتاً فعالیت‌های دارای اهمیت قرار می‌گیرند که باید در بلند مدت عملی شوند. برای مثال پیشرفت زمینه‌های فعالیت شرکت یا افزایش مهارت‌های کارمندان می‌توانند از جمله این مسائل باشد. در مورد برنامه‌ریزی شخصی هم، یادگیری یک مهارت جدید می‌تواند در دسته فعالیت‌های مهم و غیر فوری قرار بگیرد.
فعالیت‌های غیر مهم و فوری
در این دسته فعالیت‌هایی قرار می‌گیرند که ارزش زیادی ندارند اما باید در زمان کوتاهی انجام شوند. برای مثال، پاسخ به ایمیل‌های کاری شرکت می‌تواند از این نوع باشد.
فعالیت‌های غیر مهم و غیر فوری
یکی از دلایل هدر رفتن وقت و عدم استفاده صحیح از آن، انجام دادن فعالیت‌های غیر مهم و غیر فوری است. در شرایط فعلی، جستجو بی‌هدف در شبکه‌های اجتماعی و گذراندن زمان زیاد در این فضا، می‌تواند از جمله همین فعالیت‌های غیر مهم و غیر فوری باشد.
تو دوره کاملا رایگان توسعه مالی شرکت کنی و بدون اینکه هزینه ای پرداخت کنی و ریسکی رو متحمل بشی با مباحث مختلف توسعه فردی و در ادامه توسعه مالی آشنا بشی تا بتونی به هدف هایی که برا خودت تعیین کردی برسی. تو این دوره به صورت کاملا شفاف درمورد یادگیری مدیریت زمان با استفاده از ماتریس آیزنهاور توضیح داده شده♥️
3. انجام وظایف بر اساس اولویت
استفاده از ماتریس آیزنهاور به شما کمک می‌کند تا بتوانید تمرکز بیشتری بر روی فعالیت‌های مهم خود بگذارید. بر این اساس باید اولویت اصلی، فعالیت‌های مهم و فوری باشند و در ادامه به فعالیت‌های مهم و غیر فوری برسید. بر اساس ماتریس آیزنهاور، فعالیت‌های غیر مهم و غیر فوری حذف شده و فعالیت‌های غیر مهم و فوری در صورت امکان به دیگران واگذار می‌شود.
4. بهینه‌سازی و انجام تغییرات لازم
برای گرفتن بهترین بازدهی، باید دوره‌های مشخصی را برای مرور برنامه ماتریس آیزنهاور و بهینه‌سازی آن در صورت نیاز مشخص کنید.
گام‌های گفته شده می‌توانند نحوه استفاده شما از زمان را بهینه کنند و به همین‌دلیل پس از مدتی می‌توانید تأثیر استفاده از ماتریس آیزنهاور در بهبود بازدهی خود را مشاهده کنید.
نکات مهم برای استفاده مؤثر از ماتریس آیزنهاور
کلیات نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور در بخش قبلی بررسی شد. اما این روش در عین سادگی، دارای نکات مهمی است که با رعایت آن‌ها، اجرا دقیق‌تر می‌شود. در مورد این نکات در ادامه بیشتر صحبت خواهیم کرد.
-
تمایز صحیح بین فعالیت‌ها
یکی از اشتباهات رایج در مدیریت زمان با ماتریس آیزنهاور، عدم تمایز صحیح بین فعالیت‌ها است. عمدتاً تصور بر این است که همه فعالیت‌های فوری که زمان کمی دارند، مهم هم هستند، این در حالی است که برخی از فعالیت‌های مهم دارای اهداف بلند مدت هستند. پس باید بدانید که فعالیت‌های فوری زمان کمی برای انجام دارند، اما همیشه مهم و دارای اهمیت نیستند.
-
عدم غفلت از کارهای مهم و غیر فوری
وظایفی که در بخش قبلی به آن‌ها اشاره شد، یعنی انواع مهم که دارای اهداف بلند مدت هستند، می‌توانند تأثیر زیادی بر پیشرفت‌های شما داشته باشند. این در حالی است که تمرکز اغلب افراد، بر انجام کارهای فوری خواهد بود. باید بدانید فعالیت‌هایی که در این دسته قرار می‌گیرند، می‌توانند تأثیر واقعی بر پیشرفت شما داشته باشند. اصل پارتو که به عنوان اصل ۸۰/۲۰ هم شناخته می‌شود، بر همین گفته‌ها تاکید دارد. طبق اصل پارتو، ۸۰ درصد نتایج از ۲۰ درصد کارهای مهم ناشی می‌شود.
-
از وسواس دوری کنید
استفاده از ماتریس آیزنهاور ساده خواهد بود، اما وسواس می‌تواند این روش ساده را پیچیده کند. بهتر است در به‌کارگیری این روش، وسواس نداشته باشید و سعی کنید بیشتر برای فعالیت‌های مهم خود از آن استفاده کنید.
تو دوره کاملا رایگان توسعه مالی شرکت کنی و بدون اینکه هزینه ای پرداخت کنی و ریسکی رو متحمل بشی با مباحث مختلف توسعه فردی و در ادامه توسعه مالی آشنا بشی تا بتونی به هدف هایی که برا خودت تعیین کردی برسی. تو این دوره به صورت کاملا شفاف درمورد یادگیری مدیریت زمان با استفاده از ماتریس آیزنهاور توضیح داده شده♥️
کاربردهای استفاده از ماتریس آیزنهاور
در دنیای امروز نیاز به مدیریت زمان بیشتر احساس می‌شود، چون اکنون انسان با مشغله‌های بسیار بیشتری مواجه است. پس نداشتن یک برنامه‌ریزی درست می‌تواند باعث عقب افتادگی بسیاری از کارها شود. در بخش‌های قبلی در مورد استفاده از ماتریس آیزنهاور صحبت کردیم. این روش برخلاف تصور تنها محدود به کارهای روزانه شما نمی‌شود، پس دارای کاربردهای بیشتری از تصورتان خواهد بود. حال به نظر شما چه استفاده‌های دیگری از این روش می‌شود؟
کاربردهای این روش شامل تمامی فعالیت‌هایی می‌شود که نیاز به برنامه‌ریزی و مدیریت زمان دارند. پس این طیف بسیار گسترده است و می‌تواند برای برنامه‌ریزی بلند مدت در تمامی پروژه‌های شغلی، توسعه کسب و کار و حتی برنامه‌ریزی‌های استراتژیک استفاده شود. در حقیقت می‌توان گفت استفاده از ماتریس آیزنهاور مختص تمامی کسب و کارها و فعالیت‌های شخصی در افرادی می‌شود که نیازمند مدیریت زمان هستند.
سؤالات متداول
۱. آیا ماتریس آیزنهاور برای همه افراد و مشاغل کاربرد دارد؟
استفاده از ماتریس آیزنهاور تنها محدود به فعالیت‌های شخصی و روزمره نمی‌شود، بلکه می‌توان از این روش در برنامه‌ریزی برای پروژه‌های بزرگ و تمامی مشاغل استفاده کرد.
۲. چگونه با استفاده از ماتریس آیزنهاور فعالیت‌های غیر مهم را حذف کنیم؟
اولویت‌بندی فعالیت‌ها با این روش در چهار دسته ۱. مهم و فوری ۲. مهم و غیر فوری ۳. غیر مهم و فوری ۴. غیر مهم و غیر فوری انجام می‌شود. عموماً توصیه می‌شود در صورت نداشتن زمان کافی، فعالیت‌های غیر مهم و فوری را به دیگران بسپارید و کارهای غیر مهم و غیر فوری حذف گردند تا در زمان مناسب دیگری انجام شوند.
۳. آیا ماتریس آیزنهاور در افزایش بهره‌وری مؤثر است؟
مطمئناً مدیریت زمان و حذف کارهای غیر ضروری به شما کمک می‌کند تا فعالیت‌های خود را با بازدهی بالاتری انجام دهید.
تو دوره کاملا رایگان توسعه مالی شرکت کنی و بدون اینکه هزینه ای پرداخت کنی و ریسکی رو متحمل بشی با مباحث مختلف توسعه فردی و در ادامه توسعه مالی آشنا بشی تا بتونی به هدف هایی که برا خودت تعیین کردی برسی. تو این دوره به صورت کاملا شفاف درمورد یادگیری مدیریت زمان با استفاده از ماتریس آیزنهاور توضیح داده شده♥️